Fond de Rulment vs. Fond de Reparații: Diferențe Legale, Mod de Calcul, Utilizare și Procedura de Restituire

O problemă cronică a asociațiilor de proprietari din România o reprezintă amestecarea fondurilor sau utilizarea banilor strânși pentru reparații în vederea achitării facturilor curente de gaz și apă.

Legiuitorul a prevăzut expres în Legea nr. 196/2018 două instrumente financiare distincte cu regimuri juridice incompatibile:

• Fondul de rulment este o garanție de lichiditate pentru cheltuieli curente.

• Fondul de reparații este o rezervă de capital pentru investiții în părțile comune ale imobilului.

Amestecarea acestor două fluxuri bănești este contrară destinațiilor legale stabilite prin Legea nr. 196/2018 (Art. 71 și 72) și constituie abatere financiar-contabilă sancționabilă contravențional conform legii.

Conform Art. 72 din Legea 196/2018, fondul de rulment se constituie în scopul asigurării sumelor necesare pentru plăți curente ale asociației de proprietari:

• Dimensionarea legală: Cuantumul fondului de rulment se stabilește astfel încât să poată acoperi cheltuielile curente ale condominiului la nivelul unei luni calendaristice cu costuri maxime (de regulă, luna de iarnă cu consum maxim de încălzire și apă caldă).

• Criteriul de repartizare: Se calculează pentru fiecare apartament sau spațiu în parte, pe baza istoricului de consum al respectivei unități și a numărului de persoane.

• Evidența contabilă analitică: În contabilitatea asociației, fondul de rulment se evidențiază pe fișa fiecărui proprietar, fiind o creanță a proprietarului asupra asociației.

• Depunerea în cont bancar: Sumele încasate cu titlu de fond de rulment se depun obligatoriu în contul bancar al asociației de proprietari.

Conform Art. 71 din Legea 196/2018, proprietarii sunt obligați să constituie un fond de reparații anual:

• Aprobarea în Adunarea Generală: Cuantumul anual al fondului de reparații se aprobă obligatoriu prin hotărârea Adunării Generale a proprietarilor, odată cu Bugetul de Venituri și Cheltuieli (BVC).

• Cheia de repartizare: Se calculează obligatoriu proporțional cu cota-parte indiviză de proprietate a fiecărui apartament (suprafața utilă). Este interzisă repartizarea fondului de reparații în mod egal pe apartamente sau pe număr de persoane.

• Destinații permise: Reabilitare termică, reparația acoperișului sau terasei, modernizarea instalațiilor comune de apă, canalizare sau încălzire, consolidări structurale, înlocuirea ascensorului.

• Caracter nerambursabil: Fondul de reparații este indisolubil legat de imobil; sumele vărsate nu se restituie proprietarului la vânzarea apartamentului, ci rămân asociației pentru conservarea valorii clădirii.

Diferențele juridice și contabile dintre cele două fonduri sunt sintetizate în tabelul de mai jos:

În momentul în care un proprietar își vinde apartamentul, se declanșează procedura legală de lichidare a obligațiilor financiare:

Pasul 1: Emiterea adeverinței notariale de către asociație — conform Art. 33 din Legea 196/2018, asociația eliberează o adeverință care atestă situația datoriilor restante și a fondurilor constituite.

Pasul 2: Stingerea datoriilor restante — dacă proprietarul vânzător are debite restante la întreținere, fondul de rulment se utilizează cu prioritate pentru stingerea acestora.

Pasul 3: Restituirea soldului disponibil — dacă nu există debite, sau după stingerea acestora, administratorul restituie diferența proprietarului vânzător în baza unei cereri scrise și a procesului-verbal de predare a apartamentului.

Alternativă contractuală: Vânzătorul și cumpărătorul pot conveni ca fondul de rulment să rămână în contul asociației, cumpărătorul achitând contravaloarea acestuia direct vânzătorului în fața notarului public.

Practica cenzorilor evidențiază următoarele nereguli comune:

• Folosirea banilor din fondul de reparații pentru achitarea facturilor de gaz sau salubrizare (încălcare gravă a destinației fondurilor).

• Refuzul asociației de a restitui fondul de rulment proprietarului care a vândut, sub pretextul lipsei de lichidități în cont.

• Calcularea fondului de reparații pe număr de persoane sau în sumă fixă egală per apartament, încălcând principiul cotei-părți indivize.

• Păstrarea fondurilor în numerar în casierie, cu depășirea nejustificată a plafonului legal de casă.

Comisia de cenzori trebuie să auditeze lunar:

1. Existența unor conturi bancare distincte sau a unei evidențe analitice fără echivoc pentru fiecare fond în parte.

2. Reconcilierea perfectă dintre soldul scriptic al fondurilor din lista de plată și disponibilitățile bănești din extrasul de cont bancar.

3. Documentele justificative (facturi, devize, procese-verbale de recepție) pentru orice retragere sau plată efectuată din fondul de reparații.

4. Verificarea cererilor de restituire a fondului de rulment și a chitanțelor de plată către foștii proprietari.

Separarea fermă a fondului de rulment de fondul de reparații este o condiție indispensabilă pentru buna guvernanță a oricărui condominiu.

Platformele moderne de operare oferă registre financiare sigure, blocând din design tentativele de transfer neautorizat între fonduri cu destinații incompatibile.